يعد كل ملف على حاسوبك جزءًا من تسلسل معقد من المجلدات والمجلدات الفرعية. تخيَّل منشأة كبيرة بها عدة "تيرا بايتات" من البيانات القيِّمة المخزنة على خوادمها؟ تخيل الآن محاولة العثور على ملف واحد محدد على هذه الخوادم عندما يكون لديك دقائق فقط للعثور عليه! ستواجه صعوبة كبيرة إذا لم يكلف أحد عناء تسمية هذه الملفات وتخزينها بشكل صحيح بطريقة تجعل استرجاعها أمرًا سلسًا وبسيطًا! من هنا تعتبر عملية إدارة الملفات أمرًا جوهريًا في أي عمل إداري وفي أي منظومة إدارية، وعاملًا فعالًا ومؤثرًا في نجاح أو فشل المعاملات الإدارية.
في هذا المقال نقدم لك دليلًا تفصيليًا شاملًا لكل ما تحتاج إلى معرفته حول إدارة الملفات بفاعلية وكفاءة.
في السطور التالية:
- ما هي إدارة الملفات؟
- ما أهمية إدارة الملفات في العمل الإداري؟
- ما هي فوائد الإدارة الفعالة للملفات؟
- ما هي أنواع الملفات الإدارية؟
- ما أنواع الملفات من حيث الاستخدام؟
- ما هي التقنيات الحديثة المستخدمة في إدارة الملفات؟
- ما هي الممارسات المُثلى لإدارة الملفات؟
ما هي إدارة الملفات؟
تشير إدارة الملفات إلى عملية التحكم الممنهج في المستندات طوال فترة صلاحيتها. ويشمل ذلك إنشاء المستندات وتخزينها وتنظيمها واسترجاعها وصيانتها وإدارة صلاحية الوصول والتداول. وتعتبر الملفات الإدارية عصب النظام الإداري للمنشآت، حيث أنها تحدُّ من فقدان الملفات، وتوفر الوقت والجهد، وتسهم في الحفاظ على مساحة عمل منظمة. يعد أمان المستندات جزءًا مهمًا من إدارة الملفات، مما يضمن حماية المعلومات السرية. يجب أن تعلم أن استراتيجية النسخ الاحتياطي للبيانات يمكن أن تكون أيضًا جزءًا من إدارة الملفات.
ما أهمية إدارة الملفات في العمل الإداري؟
دون أدنى مبالغة حول أهمية إدارة الملفات، فإنها تعتبر مفتاحًا للحفاظ على أي عمل إداري أو أي منشأة منظمة وفعالة ومتكاملة. إنه جزء لا يتجزأ من الإدارة الفعالة للأعمال والتي تستلزم التنظيم المنهجي للملفات من شأنه تعزيز الإنتاجية، وتحسين كفاءة العمل، وضمان سرعة وجودة إنجاز المهام، وزيادة مخرجات العمل اليومي.
ما هي فوائد الإدارة الفعالة للملفات؟
- تقليل عبء العمل الإداري: يؤدي تبسيط إدارة الملفات والوثائق إلى تقليل العبء الإداري على الموظفين بشكل كبير.
- العمليات الفعالة: تؤدي إدارة المستندات الفعالة إلى عمليات مبسطة ومنظمة.
- سهولة الوصول إلى المعلومات: يمكن الوصول إلى المستندات بسهولة، مما يوفر الوقت والجهد.
- ضمان الامتثال: يتم الحفاظ على الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية باستمرار.
- الشفافية: يوفر النظام سجلًا شفافًا لتغييرات المستندات ومراجعاتها.
- تحسين الإنتاجية: تعمل الإدارة المحسنة للمستندات على تحسين الإنتاجية والتعاون.
- التعافي من الكوارث: تتضمن الإدارة الفعالة للمستندات وجود آلية للنسخ الاحتياطي والاسترداد بما يضمن سلامة البيانات في حالة وقوع كوارث.
- خصوصية البيانات: الامتثال لقواعد حماية البيانات والمعلومات الحساسة.
ما هي أنواع الملفات الإدارية؟
1. الملفات الورقية
هي الملفات التي يتعين حفظها بشكل دائم بصيغة ورقية لأسباب قانونية، مثل التعاقدات والإيصالات والفواتير والتعميمات الإدارية والحكومية والوثائق الرسمية وأصول المستندات والإقرارات الضريبية.
وسائل حفظ الملفات الورقية
يفضل أن يتم الاحتفاظ دائمًا بنسخ إلكترونية من الملفات الورقية بصيغة PDF باستخدام أجهزة المسح الضوئي Scanners.
تحفظ المستندات الورقية في ملفات صندوقية Box File ويتم عادة تبويبها بالاسم الدال على المحتوى والفترة الزمنية لها (الشهر/السنة) أو السنة فقط.
تحفظ المستندات المتعلقة بالمشاريع، أو الموظفين، أو الطلاب، في ملفات معلقة Hanging Files، ويتم تصنيفها عادة برقم كودي فريد يخص المشروع/الموظف... إلخ، ولا يتم إعادة استخدام الرقم الكودي نفسه في حال انتهاء صلاحية الملف (مثلاً: عند انتهاء المشروع أو انتهاء خدمة الموظف).
2. الملفات الإلكترونية
هي ملفات تحفظ بصيغ مختلفة تتعلق عادة بطريقة إنشائها، وتكون في الأغلب قابلة للتعديل، ومن أكثر أنواع الملفات الإلكترونية شيوعًا: الملفات النصية، جداول البيانات الإلكترونية، العروض التقديمية، الصور، الملفات المحفوظة بصيغة PDF، وملفات الصوت والفيديو.
ملفات PDF
هي ملفات محفوظة بصيغة إلكترونية تجعل الملفات محمية بدرجات متفاوتة وتُصعّبُ من قابليتها للتعديل، وتتميز بإمكانية الحفاظ على التنسيق الذي تم تنفيذ الملف به أول مرّة، وبكونها مدعومة من قبل مختلف الأجهزة، كما أنها قابلة لإضافة خانة للتوقيع الإلكتروني، وإضافة حقول قابلة للتعبئة من قبل المستخدمين، وكذلك إمكانية حماية الملف بكلمة سر. ويمكن إنشاء هذه الملفات إما عن طريق تطبيقات مخصصة لذلك مثل Adobe Acrobat Pro، أو تحويلها من صيغة أخرى إلى PDF، وتتوفر تلك الخاصية في تطبيقات الأوفيس مثل: Word, Excel, PowerPoint.
أنواع الملفات من حيث الاستخدام
1. المراسلات
وتتضمن المراسلات الصادرة، الواردة، والتعميمات الداخلية، والتعميمات الرسمية، وتقتصر صلاحية الوصول إليها على الإدارة ذات الصلة فقط، ويتم تصنيفها عادة وفقًا للنوع وسنة الإصدار. وعادة ما يكون هناك سجل خاص للمراسلات يتم من خلاله تسجيل أرقام الصادر والوارد لسهولة استرجاع المراسلات.
2. الوثائق الرسمية الخاصة بالمنشأة
وتتضمن السجلات والتراخيص والأوراق الرسمية الخاصة بالمنشأة، ويجب أن تكون صلاحية الوصول إلى هذا النوع من الملفات محدودة، مع إمكانية السماح بالحصول على نسخ من تلك الملفات لبعض الإدارات لتسهيل مهامها.
3. ملفات الأفراد/ العمليات
وتتوقف طبيعة تلك الملفات على اختصاص كل إدارة، وعلى طبيعة المنشأة، ففي الموارد البشرية تكون هناك ملفات للموظفين، وفي إدارة المشاريع أو التعاقدات تكون هناك ملفات للمبيعات، وملفات للعملاء المحتملين، وهكذا. تكون صلاحية تلك الملفات مقتصرة على موظفي الإدارة المعنية فقط، ويمكن منح صلاحيات مؤقتة لبعض الإدارات الأخرى من خلال مدير الإدارة الأصلية لأغراض التدقيق والامتثال، ويتضمن ذلك إدارة التدقيق الداخلي والشؤون القانونية.
ما هي التقنيات الحديثة المستخدمة في إدارة الملفات؟
تستفيد تقنيات إدارة الملفات الحديثة من حلول متقدمة لتحسين التخزين وإمكانية الوصول والأمان وقابلية التوسع. فيما يلي بعض التقنيات الرئيسية المستخدمة حاليًا:
نظم إدارة الملفات الإلكترونية
تستخدم الشركات أنظمة إدارة الملفات الإلكترونية لتنظيم كميات كبيرة من المستندات بطريقة منظمة. توفر أدوات مثل SharePoint وAlfresco وNuxeo وM-Files ما يلي:
- حفظ المستندات تلقائيًا.
- إدارة الإصدارات، لتتبع سجل التغييرات.
- سير عمل الموافقات، مما يُسهّل العمليات الإدارية.
- عمليات بحث سريعة باستخدام البيانات الوصفية أو الكلمات المفتاحية.
تُحسّن أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية الإنتاجية وتُقلّل الوقت المُستغرق في البحث عن المعلومات.
الحوسبة السحابية
أحدثت الحوسبة السحابية نقلة نوعية في إدارة الملفات، تتيح خدمات مثل جوجل درايف، ودروبوكس، وون درايف، وآي كلاود للمستخدمين ما يلي:
- الوصول إلى الملفات في أي وقت ومن أي جهاز متصل بالإنترنت.
- التعاون الفوري على المستندات المشتركة.
- نسخ الملفات احتياطياً تلقائياً لمنع فقدان البيانات.
- مزامنة المحتوى بين أجهزة متعددة (كمبيوتر، جهاز لوحي، هاتف ذكي).
بفضل السحابة، قلّ الاعتماد على الأجهزة الخاصة، مما يوفر مرونة غير مسبوقة.
الذكاء الاصطناعي
يُستخدم الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي بشكل متزايد لأتمتة إدارة المستندات:
- التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لتحويل الصور أو ملفات PDF إلى نص قابل للتحرير.
- الفهرسة الذكية لتنظيم الملفات تلقائيًا بناءً على محتواها.
- اكتشاف التكرارات وتحسين مساحة التخزين.
- التحليل الدلالي لفهم محتوى المستندات.
تُدمج أدوات مثل Google Cloud Vision وMicrosoft Syntex وAmazon Textract هذه التقنيات.
تقنية البلوك تشين (Blockchain)
تحتل تقنية بلوكتشين مكانة بارزة في إدارة الملفات، لا سيما فيما يتعلق بـ:
- التصديق على صحة المستندات.
- ضمان سلامتها من خلال بصمة رقمية.
- تتبع التغييرات بشكل ثابت.
يمكن استخدام حلول بلوكتشين في القطاعات القانونية والمالية وإدارة براءات الاختراع لتقديم دليل قاطع على وجود الملف أو ملكيته.
توقيع الملفات الإلكتروني
يُستخدم لتوقيع المستندات رقميًا بطريقة قانونية وآمنة. أمثلة : DocuSign، Adobe Sign.
تقنيات الأرشفة الرقمية
- تحويل الملفات الورقية إلى رقمية باستخدام الماسحات الضوئية OCR
- تنظيم الأرشيفات وفق معايير إلكترونية قابلة للاسترجاع والبحث.
التكامل مع أنظمة تخطيط الموارد ERP
- يتيح ربط إدارة الملفات بوحدات أخرى مثل الموارد البشرية أو المحاسبة.
- يساعد على إنشاء ملفات تلقائية وربطها بالمعاملات المختلفة.
النسخ الاحتياطي التلقائي (Automated Backup)
- لضمان عدم فقدان الملفات.
- يمكن جدولة النسخ الاحتياطية على خوادم محلية أو سحابية.
ما هي الممارسات المُثلى لإدارة الملفات؟
الممارسات المثلى هي القواعد أو الأساليب البسيطة التي يتفق عليها المهنيون المحترفون، وهي أفضل طريقة لفعل شيء ما.
عندما تقوم بحفظ المستندات، فذلك لأنك تريد استخدامها لاحقًا. بما يعني أنك تحتاج إلى الوصول إليها في الوقت المناسب. ولذلك فإن الحفظ الجيد والمنظم للمستندات يجعل الوصول إلى هذه المستندات بسهولة أمرًا بديهيًا. بالنظر إلى سرعة إيقاع العمل في العصر الحالي، فإنك لا تملك إلا القليل من الوقت لتنظيم كل شيء بشكل صحيح. باتباع أفضل الممارسات لإدارة الملفات يمكنك إنشاء عملية سلسة وموثوقة للتعامل مع المستندات.
خطط هيكلية المستندات الخاصة بك قبل الإنشاء
كشفت دراسة لموقع "بريسايسلي" أن 70 ٪ من الشركات تعاني من تردي جودة البيانات اليوم، والسبب في ذلك يرجع إلى البيانات المكررة ووضع الملفات داخل هيكلية مجلدات لا رابط بينها.
قبل البدء في إنشاء المستندات، من المهم التخطيط لكيفية تنظيمها وحفظها. وأفضل الطرق للبدء هي التفكير في كيفية تجميع مستنداتك. يمكنك تنظيمها في مجلدات بناءً على ما هي عليه: التقارير أو النماذج أو سجلات الموظفين. استخدم أسماء بسيطة واضحة لملفاتك حتى تتمكن من معرفة ما هي عليه بسهولة دون فتح كل واحدة.
يتعين عليك إنشاء مجلد رئيسي، ومن ثم يمكّنك من تنظيم مستنداتك في نظام هرمي للمجلدات الفرعية. بعد ذلك، قم بإنشاء مجلدات فرعية أكثر تحديدًا لمستخدمي مختلفين وأنواع المستندات.
على سبيل المثال: إذا كنت استشاريا إداريا، فيمكنك إنشاء مجلدات فرعية لأنواع مختلفة من الاستشارات التي تقدمها في المجال مثل: تحسين الهيكل التنظيمي، تطوير إجراءات العمل، إدارة التغيير، إعادة هندسة العمليات (BPR).. وما إلى ذلك.
من المهم أن تأخذ في الاعتبار معرفة وتحديد مَن يُسمح له بالاطلاع على كل ملف. يمكنك تخصيص أذونات للحفاظ على بعض المستندات الخاصة مع السماح للآخرين بالوصول إلى تلك التي يحتاجون إليها.
عليك التأكد من استمرار الحفاظ على الترتيب نفسه مع نمو ملفاتك، كما يساعدك في العثور على الأشياء بشكل أسرع وتجنب مشاكل الإصدارات المختلفة من المستندات.
تذكر....
- تجنب التكرار: احتفظ بإصدار واحد فقط من كل مستند لتجنب الخلط.
- سهولة الوصول للمستخدمين: تأكد من أن كل المستخدمين الذين لديهم صلاحية الوصول يمكنهم العثور على ما يحتاجون إليه دون متاعب.
- حافظ على أمن البيانات: استخدم آلية آمنة لحماية المعلومات الحساسة.
- تبسيط النسخ الاحتياطية: احتفظ بنسخ إلكترونية من كل شيء، حتى المستندات الورقية، تأكد من مزامنة النسخ الاحتياطية على فترات متقاربة قدر الإمكان.
الحفاظ على مركزية التخزين
من غير المرغوب فيه تخزين المستندات في مواقع ومجلدات متعددة، سواء كان ذلك على جهاز كمبيوتر واحد أو خادم الشبكة الخاص بك أو في السحابة، فعندما تكون بياناتك موجودة في العديد من الأماكن المختلفة، قد يصبح من الصعب جدًا تحديد موقع المستندات التي تحتاجها في الوقت المناسب بسبب الفوضى الرقمية. من خلال تخزين جميع ملفاتك في موقع مركزي واحد، فأنت تضمن سيطرتك على ملفاتك وحمايتها من العبث أو الاطلاع غير المصرح به.
كشفت دراسة استقصائية لمؤسسة جارتنر أن 47٪ من الموظفين يعانون من أجل العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها لأداء وظائفهم بفعالية. من بين الأسباب الرئيسية لذلك هي فوضى البيانات التي تنتج عن تخزين الملفات في أنظمة مختلفة ومنفصلة.
تذكر..
- صنِّف أنواع المستندات الخاصة بك: قم بحصر جميع أنواع المستندات، من حيث الاستخدام.
- استخدم المجلدات: أنشئ مجلدات واضحة حسب السنة أو الشهر بالإضافة إلى موضوع المحتوى لجعل العثور على الملفات سهلًا.
- استخدام أدلة مع البيانات الوصفية: استخدم الأدلة مثل الرقم التعريفي أو اسم المشروع/الموظف/ الطالب لجعل البحث سريعًا وفعالًا.
- تخطيط صلاحيات الوصول إلى المستندات: حدد من يمكنه الوصول إلى كل مجلد للحفاظ على ملفات حساسة.
اتباع آلية موضوعية لتسمية الملفات والمجلدات
يجب عليك أن تقوم بتحديد آلية مسبقة لنظام تسمية الملفات والمجلدات. استخدم هيكلية ذات دلالة وتسلسل منطقي للمجلدات الفرعية بحيث يمكنك الوصول إلى الملفات بسهولة، يمكنك البدء بتقسيم المجلدات الرئيسية زمنيًا بالأعوام، أو حسب الأقسام (على سبيل المثال)، ثم تقسيم المجلدات الفرعية حسب الشهور، وهكذا.
يمكنك تسمية الملفات باستخدام مزيج من تلك العناصر، وفصل كل معرف باستخدام "كشيدة". على سبيل المثال: يمكنك تسمية ملف عقد تم إنشاؤه في عام 2022 لعميل يدعى خالد على النحو التالي:
يمكن أن تكون التسميات العشوائية غير الممنهجة مرهقة للغاية ويمكن أن تكلفك الكثير من الوقت الضائع لأنك ستحتاج إلى توظيف تكتيكات التجربة والخطأ للعثور على الملفات.
وجدت إحدى الدراسات أن 42٪ من الشركات تتعامل مع تحديات إدارة المستندات مثل الوثائق المسماة بشكل سيء وضعفها. وقد جعل هذا من الصعب تحديد موقع الملفات، والتي ينتهي بها الأمر في كثير من الحالات إلى الفقد.
تذكر..
- توحيد الأسماء: تعيين قواعد تسمية بسيطة ومتسقة مع احتياجاتك، وآلية العثور على الملفات وقت الحاجة.
- استخدم السنوات أو الأقسام لتصنيف المجلدات الرئيسية: يمكنك تصنيف المجلدات الرئيسية حسب العام، والمجلدات الفرعية حسب الشهر أو المشروع.
- تقسيم المجلدات الفرعية حسب أنواع المستندات: يمكنك إنشاء مجلدات تحت-فرعية مثل 'تقييمات' أو 'تقارير'.
- تخطيط صلاحيات الوصول: تخصيص صلاحيات الوصول والتعديل والحذف والإضافة.
- إنشاء خريطة للمجلد: يُمكنك إنشاء دليل مرئي يرشد المستخدمين الآخرين إلى العثور على وثائق محددة.
تحديد دورة حياة المستندات وسياسة الاحتفاظ بالملفات
- حدد قواعد منهجية لإنشاء المستندات
- أَنْشِئ معايير إرشادية للاحتفاظ بالمستندات أو التخلص منها، والمدة الزمنية للاحتفاظ بالمستندات، مع مراعاة الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية في هذا الصدد.
إدارة الإصدارات المتعددة
يعاني نحو 33٪ من الموظفين مع تحديات الإصدارات المتعددة للملفات، وذلك وفقًا لدراسة أجرتها Nintex. يؤدي ذلك إلى تكرار مستمر لبعض المهام، وفي بعض الحالات يصبح الامتثال التنظيمي كابوسًا لأنه لم تكن هناك مسارات مراجعة واضحة للعمل معها.
- يجب أن تحدد قواعد صارمة من أجل إدارة الإصدارات المختلفة من بعض المستندات. وتشمل هذه القواعد آلية توحيد التسمية ووسم المستندات بتاريخ كل نسخة/ إصدار، وكذلك رقم الإصدار إن وُجد.
- الاحتفاظ بسجل واضح للتغييرات والتنقيحات التي أُجرِيت على الملف الأساسي بما يضمن الشفافية والدقة في الوثائق.
- تضمن هذه الآلية وصول المستخدمين المصرح لهم إلى المستند في أحدث إصداراته، وذلك لتجنب اللبس ووقوع أخطاء.
استخدم مسارات مختصرة للملفات الأكثر استخدامًا
ستكون هناك دائمًا ملفات تحتاج إلى الوصول إليها باستمرار، كلما زادت سرعة وصولك إلى المستندات التي تستخدمها بانتظام، كلما زادت إنتاجية وقت العمل. فإذا كنت تدفنهم تحت كومة من المستندات التي نادرًا ما تُستخدم، ستهدر الكثير من الوقت في التنقل عبر أدلة المجلدات المعقدة للوصول إليها.
أنشئ روابط مسارات مختصرة shortcuts على سطح المكتب لحاسوبك لتسهيل وصولك إلى المجلدات أو الملفات الرئيسية التي تستخدمها بشكل متكرر.
وجد أحد استطلاعات الرأي أن 30٪ من الموظفين المكتبيين يهدرون أوقاتهم في مهام متكررة مثل استرداد الوثيقة نفسها مرارًا وتكرارًا خلال اليوم. ومع ذلك، فإن الحلول البسيطة مثل اختصارات المستندات تضمن وقتًا أقصر لهذا النوع من المهام.
إجراء النسخ الاحتياطي بصفة دورية
حوادث فقد البيانات يمكن أن تحدث في أي لحظة. على سبيل المثال: يمكن أن يتعطل حاسوبك لسبب أو لآخر، أو ربما تقوم بحذف المستندات الهامة عن طريق الخطأ. لذلك فإن الاحتفاظ بنسخ احتياطية من ملفاتك الضرورية يعد أمرًا ضروريًا لتجنب الخسائر أو تعطل سير العمل.
من المثير للقلق أن الشركات في جميع أنحاء العالم تخسر حوالي 4.45 مليون دولار سنويًا من جراء فقد البيانات، وذلك وفقًا لدراسة أجرتها آي.بي.إم IBM. يتركز قوام تلك الخسارة المالية غالبًا في تعطل الإنتاج وكذلك الوقت والمال لاسترداد المعلومات المفقودة.
وختامًا، أصبحت الإدارة الفعالة للملفات الإدارية ضرورة حتمية لضمان تنظيم العمل الإداري، ذلك أن الالتزام بأفضل الممارسات من شأنه تبسيط العمل الإداري وتخفيف الأعباء عن كاهل الإداريين، وتعزيز التعاون والحفاظ على أمن المعلومات.
في الواقع، إدارة الملفات الإدارية ليست مجرد عملية روتينية، بل هي ركيزة أساسية لضمان كفاءة الأعمال الإدارية وأمن البيانات. من خلال تبني أفضل الممارسات مثل التخزين المركزي، وتسمية الملفات الموحدة، وإدارة الإصدارات يمكنك تحويل الفوضى إلى نظام، وتعزيز الشفافية، وتوفير الوقت والجهد. تذكر أن الهدف النهائي ليس فقط حفظ المستندات، بل تمكين نفسك أو فريقك من الوصول إليها بسهولة عند الحاجة، مع الحفاظ على أمانها وموثوقيتها. عندما تبدأ بتطبيق هذه الاستراتيجيات، ستلاحظ الفرق في سلاسة عملياتك الإدارية وجودة أداء عملك الإداري.